วิธีการบันทึกบัญชีสินค้า
การบันทึกบัญชีสินค้า  ตามหลักการบัญชีแบ่งออกเป็น 2  วิธีด้วยกัน  ซึ่งในบทความนี้ เราจะมาทำความเข้าใจการทำงานทั้ง  2 วีธีนี้ ว่าแตกต่างกันอย่างไร  และ  แต่ละวิธีเหมาะกับกิจการลักษณะไหนบ้าง  เพื่อให้ทุกท่านใช้เป็นแนวทางในการเลือกวิธีการทำงานให้เหมาะสมกับลักษณะของ กิจการ

วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบสิ้นงวด ( Periodic  Inventory  Method ) เหมาะสำหรับธุรกิจขายปลีก มีสินค้าจำนวนมากหลากหลายประเภทและสินค้าส่วนใหญ่มีราคาไม่สูง  ราคาต่อหน่วยต่ำ  ปริมาณในการขายในแต่ละวันมีจำนวนมากและมีการขายบ่อยครั้ง เช่น  ขายยา  เครื่องเขียน   เป็นต้น   วิธีนี้กิจการจะทราบยอดสินค้าคงเหลือ ณ วันใดวันหนึ่ง หรือ ณ วันสิ้นงวดบัญชีได้โดยการตรวจนับตัวสินค้า  และทำการตีราคาสินค้า  แต่ไม่อาจทราบยอดคงเหลือได้จากสมุดบัญชี  เพราะการบันทึกบัญชีตามวิธีนี้  เวลาซื้อจะไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้า แต่จะบันทึกเป็นบัญชีซื้อแทน  วิธีนี้จึงเหมาะกับสินค้าที่ไม่สะดวกที่จะคำนวณต้นทุนขาย   ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าจึงไม่มีการบันทึกต้นทุนขาย  และลดยอดสินค้าคงเหลือเมื่อมีการขายสินค้า  ต้องรอจนถึงวันสิ้นงวดบัญชีจึงจะทำการตรวจนับสินค้า  และคำนวณมูลค่าคงเหลือในวันสิ้นงวดบัญชี  ผลต่างระหว่างสินค้าที่เหลืออยู่กับสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย  ก็จะเป็นต้นทุนในการขายประจำงวดนั้น

วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง ( Perpetual  Inventory  Method ) เหมาะสำหรับธุรกิจขายส่ง หรือธุรกิจที่ขายสินค้าประเภทปริมาณขายไม่มากนัก แต่ราคาต่อหน่วยสูง  คำนวณต้นทุนต่อหน่วยได้ง่าย เช่น  ขายเครื่องใช้ไฟฟ้า   รถยนต์  บ้าน  เป็นต้น  ตามวิธีนี้จะสามารถทราบยอดสินค้าคงเหลือได้จากยอดคงเหลือในบัญชีสินค้า  ณ  วันใดวันนึ่ง หรือยอดคงเหลือ ณ ปัจจุบันได้ทันที   เนื่องจากกิจการจะบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือ  ไว้ในบัญชีสินค้า  และบันทึกราคาทุนของสินค้าที่ขายไว้ในบัญชีต้นทุนขาย  โดยที่กิจการจะมีการจัดทำ  “บัตรสินค้า (Stock  Card)”   เพื่อใช้ในการบันทึกรายการซื้อ  ขาย  ส่งคืนและรับคืนสินค้า  ซึ่งจะทำให้ทราบต้นทุนสินค้าที่ขาย  และมูลค่าคงเหลือของสินค้า  โดยไม่ต้องมีการตรวจนับสินค้า   บริษัทที่มีขนาดใหญ่มักใช้วิธีนี้ในการบันทึกบัญชีสินค้า

ในปัจจุบัน ธุรกิจส่วนมากได้นำระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีเข้ามาใช้ การใช้โปรแกรมดังกล่าว ทำให้กิจการสามารถตรวจเช็คยอดสินค้าคงเหลือได้อย่างตลอดเวลา  (บันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง)   ซึ่งถือเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน   ถึงแม้ระบบสินค้าแบบต่อเนื่องถูกนำมาใช้  แต่การบันทึกบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวดก็ยังคงมีประโยชน์ในบางสถานการณ์  เช่น  กรณีที่ข้อมูลที่ถูกบันทึกเกี่ยวกับสินค้าในระบบผิดพลาด  หรือไม่น่าเชื่อถือ ก็อาจนำวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบสิ้นงวดมาใช้ก็ได้

ความแตกต่างในการบันทึกบัญชีระหว่าง  2 วิธี

วิธีการคำนวณต้นทุนขายสินค้า      การคำนวณต้นทุนขายสินค้า ในระบบของ Express แบ่งเป็น 2 วิธีด้วยกัน  คือ  วิธีเข้าก่อนออกก่อน (First-in, First-out Method หรือ FIFO Method) และ  วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก  (Weighted-average Method)   ซึ่งแต่ละวิธีก็จะมีความเหมาะสมกับประเภทของสินค้าที่ต่างกัน  โดยแบ่งพิจารณาได้ดังนี้

วิธีเข้าก่อนออกก่อน (First-in, First-out Method หรือ FIFO Method)  วิธีนี้สินค้าที่ซื้อหรือผลิตขึ้นมาก่อน จะถูกขายออกไปก่อน    ดังนั้นยอดสินค้าคงเหลือจะเป็นราคาที่ซื้อเข้ามาล๊อตล่าสุด   ซึ่งการคำนวณต้นทุนวิธีนี้จะเหมาะกับสินค้าที่เน่าเสียง่าย  หรือ  มีเงื่อนไขเรื่องวันหมดอายุเข้ามาเกี่ยวข้อง  แสดงตัวอย่างการตัดต้นทุนได้ดังนี้
       ตัวอย่างรายการเคลื่อนไหวภายในเดือน:-

จาก ตัวอย่าง  จะเห็นได้ว่า การขายสินค้าวันที่  19  มค.  จะตัดต้นทุนจากสินค้าที่เป็นยอดยกมาของ   1 มค. ก่อน ซึ่งเป็นล็อตที่รับเข้ามาก่อน    ดังนั้นมูลค่าของสินค้าคงเหลือ จะประกอบด้วยราคาจาก  2 ล๊อตด้วยกัน

วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก  (Weighted-average)  วิธีนี้จะนำมูลค่าสินค้ามาเฉลี่ยหาราคาต้นทุนให้ใหม่ทุกครั้งที่มีการซื้อ เข้ามา    การคำนวณต้นทุนวิธีนี้จะเหมาะกับสินค้าที่มีมูลค่าค่อนข้างสูง  หรือ  เป็นสินค้าที่มีคุณสมบัติคล้ายคลึงกันและราคาใกล้เคียงกัน  ซึ่งจากตัวอย่างการเดินรายการข้างต้น  สามารถแสดงการตัดต้นทุนได้ดังนี้



จากตัวอย่าง  จะเห็นได้ว่า  เมื่อมีการซื้อสินค้าเข้าใหม่  จะนำมูลค่าสินค้าที่เหลือก่อนหน้า กับ มูลค่าของการซื้อมาบวกกัน แล้ว หารด้วยจำนวนรวม  ก็จะได้เป็นราคาต้นทุนใหม่ที่จะใช้เป็นต้นทุนสำหรับการขาย  และราคาทุนเฉลี่ยนี้ก็จะถูกนำมาเป็นมูลค่าของสินค้าคงเหลือด้วย

อ้างอิงข้อมูลจาก  :-
-    http://coursewares.mju.ac.th/ac102/lessonQa/less%203/less%203.htm
-    http://yellow170151.spaces.live.com/blog/cns!1E96EF252D733E15!649.entry?_c=BlogPart