การกำหนดค่าเริ่มระบบ
1.    กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
เมนูนี้มีไว้สำหรับกำหนดกลุ่มบัญชีเพื่อที่จะนำไปลงบัญชีในสมุดรายวันต่าง ๆ โดยจะแยกตามประเภทของวัสดุต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น วัสดุโฆษณาและเผยแพร่, วัสดุสำนักงาน, วัสดุงานบ้านงานครัว เป็นต้น เมนูที่ใช้คือเมนูเริ่มระบบ-> 1.กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ -> 3.ระบบสินค้าคงเหลือ -> 2.กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า

  รูปภาพ 1 หน้าจอกลุ่มบัญชีสินค้าที่กำหนดไว้แล้ว

     บัญชีสินค้า คือเลขที่บัญชีที่จะใช้ลงบัญชีเมื่อมีการซื้อวัสดุประเภทนั้น ๆ เข้าสต๊อค (หมวดสินทรัพย์) ส่วนบัญชีต้นทุนขาย คือเลขที่บัญชีที่จะใช้ลงบัญชีเมื่อมีการเบิกวัสดุประเภทนั้น ๆ ออกจากสต๊อค (หมวดค่าใช้จ่าย)
2.    กำหนดคลังสินค้า
เป็นเมนูสำหรับกำหนดคลัง สินค้าที่ใช้ในการเก็บสต๊อควัสดุต่าง ๆ เวลามีการรับเข้า หรือจ่ายวัสดุออก สามารถกำหนดคลังสินค้าในแต่ละเอกสารได้ด้วย ว่าจะรับเข้า หรือจ่ายออกจากคลังใด และสามารถดูรายงานสินค้าแยกตามคลังได้ด้วยเช่นกัน เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 2.กำหนดตารางข้อมูล –> 21 คลังสินค้า

 
รูปภาพ 2 กำหนดคลังสินค้า

3.    กำหนดหมวดสินค้า
เป็น เมนูสำหรับกำหนดหมวดสินค้าหรือวัสดุต่าง ๆ เช่น หมวดวัสดุสำนักงาน, หมวดเวชภัณฑ์, หมวดงานบ้านงานครัว เป็นต้น ซึ่งเวลาดูรายงาน สามารถดูรายงานสินค้าแยกตามหมวดได้ด้วย เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 2.กำหนดตารางข้อมูล –> 22 หมวดสินค้า

 
รูปภาพ 3  กำหนดหมวดสินค้า

4.    กำหนดรอบบัญชี
     เป็นเมนูสำหรับกำหนดรอบบัญชีของโรงพยาบาล ซึ่งวันที่เริ่มรอบบัญชีจะเริ่มตั้งแต่ 1 ตุลาคม – 30 กันยายน ของทุก ๆ ปี เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 3. กำหนดรอบบัญชี

5.    กำหนดเลขที่เอกสาร
     เป็นเมนูสำหรับกำหนดเมนูย่อยต่าง ๆ ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ใบรับสินค้าสามารถกำหนดเมนูย่อย ๆ ได้อีก โดยแยกเป็นแต่ละประเภทของวัสดุ เพื่อให้สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร เช่น วัสดุสำนักงานแบบพิมพ์, วัสดุงานบ้านงานครัว, วัสดุโฆษณาและเผยแพร่ เป็นต้น เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 4. กำหนดเลขที่เอกสาร

 
รูปภาพ 4 เลขที่เอกสารที่ได้กำหนดไว้

6.    กำหนดแผนก
     เป็นเมนูสำหรับกำหนดรหัสของแผนกต่าง ๆ ในโรงพยาบาล เวลาออกเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบจ่ายวัสดุภายใน สามารถกำหนดแผนกที่ต้องการได้ และสามารถออกรายงานสินค้าแยกตามแผนกได้ด้วย เพื่อที่จะได้ทราบว่าแผนกใด เบิกของอะไรไปบ้าง เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 7. กำหนดแผนก

 
รูปภาพ 5 แผนกที่ได้กำหนดไว้แล้ว

การเตรียมฐานข้อมูล
1.    การกำหนดรายละเอียดวัสดุต่าง ๆ
เป็น เมนูสำหรับกำหนดรายละเอียดของสินค้าหรือวัสดุต่าง ๆ ที่มีการรับเข้า หรือจ่ายออก ประกอบด้วยรหัสของวัสดุ , ชื่อ, หน่วยนับ ฯลฯ ซึ่งรหัสนั้นสามารถกำหนดได้ไม่เกิน 20 ตัวอักษร เมนูที่ใช้คือ เมนูสินค้า –> 2. รายละเอียดสินค้า

 
รูปภาพ 6 รายละเอียดวัสดุที่ได้กำหนดไว้

2.    การกำหนดรายละเอียดรายได้อื่น ๆ
เป็น เมนูสำหรับกำหนดรายละเอียดรายได้ของโรงพยาบาล เช่น ค่ารักษาพยาบาลผู้ป่วยใน เป็นต้น เมนูที่ใช้คือ เมนูขาย –> ข้อ7. รายละเอียดรายได้อื่น ๆ

 
รูปภาพ 7  รายละเอียดรายได้อื่น ๆ ที่ได้กำหนดไว้

     บัญชีรายได้ คือเลขที่บัญชีที่ใช้ในการลงบัญชี เลขที่บัญชีดังกล่าวจะถูกดึงมาจากผังบัญชีที่ได้กำหนดไว้ 

3.    การกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
เป็น เมนูสำหรับกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายของโรงพยาบาล หรือรายละเอียดของวัสดุ ที่ไม่ต้องการเก็บ สต๊อค ถือเป็นค่าใช้จ่ายไปเลย ในตอนที่รับวัสดุนั้น ๆ เข้ามา เช่น ค่าซ่อมแซมครุภัณฑ์ ฯลฯ ซึ่งประกอบด้วย รหัส, ชื่อ, หมวด, หน่วยนับ และเลขที่บัญชีค่าใช้จ่าย ซึ่งสามารถดึงมาจากผังบัญชี เมนูที่ใช้คือ เมนูซื้อ –> 7. รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

 
รูปภาพ 8 รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ได้กำหนดไว้

     บัญชีค่าใช้จ่าย คือเลขที่บัญชีที่ใช้ในการลงบัญชี เลขที่บัญชีดังกล่าวจะถูกดึงมาจากผังบัญชีที่ได้กำหนดไว้ 

4.    การกำหนดรายละเอียดผู้จำหน่าย
เป็น เมนูสำหรับกำหนดรายละเอียดของผู้จำหน่ายที่โรงพยาบาลได้มีการซื้อเวชภัณฑ์ หรือวัสดุต่าง ๆ ด้วย ซึ่งประกอบไปด้วย รหัสผู้จำหน่าย, ชื่อ, ที่อยู่, เลขที่บัญชี ฯลฯ เมนูที่ใช้คือ เมนูซื้อ –> 6. รายละเอียดผู้จำหน่าย

 
รูปภาพ 9  รายละเอียดผู้จำหน่ายที่ได้กำหนดไว้

     เลขที่บัญชี  คือเลขที่บัญชีที่ใช้ในการลงบัญชี เลขที่บัญชีดังกล่าวจะถูกดึงมาจากผังบัญชีที่ได้กำหนดไว้ 

5.    การกำหนดรายละเอียดลูกค้า
เป็น เมนูสำหรับกำหนดรายละเอียดของคนไข้ โดยจะแบ่งเป็นแต่ละกลุ่มของคนไข้ เช่น คนไข้นอก, คนไข้ใน, คนไข้มัดจำ เป็นต้น เมนูที่ใช้คือ เมนูขาย –> 6. รายละเอียดลูกค้า
  

รูปภาพ 10  รายละเอียดลูกค้าที่ได้กำหนดไว้

การเดินรายการประจำวัน
1.    ใบสั่งซื้อ
เมนู นี้มีไว้สำหรับกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้า หรือวัสดุต่าง ๆ เพื่อใช้ในการอ้างอิง ตอนเปิดใบรับสินค้า หรือใบตรวจรับ ใบสั่งซื้อนี้จะมีด้วยกัน 2 ฟอร์ม ฟอร์มแรก (กด Alt-P) เป็นฟอร์มสำหรับส่งให้ผู้จำหน่าย เพื่อออกใบกำกับสินค้า และส่งของมาให้ตามที่โรงพยาบาลต้องการ ส่วนฟอร์มที่สอง (กด Alt-2) เป็นฟอร์มสำหรับส่งให้ผู้อำนวยการเพื่อเซ็นอนุมัติการสั่งซื้อวัสดุดังกล่าว เมนูที่ใช้คือ เมนูซื้อ –> 3. ใบสั่งซื้อ แล้วเลือกหัวข้อที่ต้องการ 

 
รูปภาพ 11  ตัวอย่างใบสั่งซื้อ
***ดูภาคผนวก หน้า 1-2***

2.    ซื้อเงินเชื่อ (ใบตรวจรับพัสดุ / ตรวจการจ้าง)
เมื่อ ผู้จำหน่ายส่งของมาตามที่ต้องการแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง จะมีหน้าที่ออกเอกสารใบรับสินค้า หรือใบตรวจรับพัสดุ โดยจะมีการอ้างอิงเอกสารใบสั่งซื้อ ซึ่งได้ทำไว้แล้ว  

 
รูปภาพ 12 ตัวอย่างใบตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง
***ดูภาคผนวก หน้า 3***

3.    จ่ายสินค้าภายใน
เมื่อ มีแผนกใดแผนกหนึ่ง มาเบิกพัสดุเพื่อนำออกไปใช้ เช่น เวชภัณฑ์, วัสดุสำนักงาน เป็นต้น ทางฝ่ายคลังก็จะมีหน้าที่ทำใบเบิกจ่ายสินค้าภายใน เพื่อพิมพ์เป็นเอกสารให้กับผู้เบิกได้เซ็นรับของ เมนูที่ใช้คือ เมนูสินค้า –> 1. รายการประจำวันสินค้า –> 
จ่ายสินค้าภายใน แล้วเลือกหัวข้อที่ต้องการ

 
รูปภาพ 13 ตัวอย่างใบจ่ายวัสดุภายใน
***ดูภาคผนวก หน้า 4***

ในสมุดรายวันทั่วไป จะลงบัญชีโดย
  

รูปภาพ 14

4.    จ่ายชำระหนี้
เมื่อ ถึงวันครบกำหนดจ่ายชำระหนี้ค่าพัสดุให้กับผู้จำหน่าย ฝ่ายการเงินก็จะมีหน้าที่ทำเช็ค เพื่อออกใบจ่ายชำระหนี้ ให้กับเจ้าหนี้ ซึ่งมีด้วยกัน 2 ฟอร์ม ฟอร์ม 1 จะเป็นฟอร์มขออนุมัติจ่าย เพื่อให้ผู้อำนวยการเซ็นอนุมัติการจ่ายดังกล่าว ส่วนฟอร์ม 2 เป็นฟอร์มใบจ่ายเงิน ที่ส่งให้ผู้จำหน่าย เมนูที่ใช้คือ เมนูการเงิน –> 2. จ่ายเงิน –> 4. จ่ายชำระหนี้ แล้วเลือกหัวข้อที่ต้องการว่าจะจ่ายจากเงินประเภทใด
  

รูปภาพ 15
***ดูภาคผนวก หน้า 5-6***

5.    รับเงินมัดจำค่ารักษา
กรณี รับเงินมัดจำค่ารักษาจากคนไข้ หากคนไข้มาเข้ารับการรักษา ภายใน 90 วัน ค่ารักษาที่เกิดขึ้น จะหักจากเงินมัดจำที่ให้มา เมนูที่ใช้คือ เมนูขาย –> ข้อ 1 รับเงินมัดจำ
  

รูปภาพ 16

เมื่อกรอกรายละเอียดในเมนูรับเงินมัดจำค่ารักษาเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะลงบัญชีในสมุดรายวันรับโดย
เดบิต    เงินสด        4,374.-
             เครดิต    เงินมัดจำค่ารักษา        4,374.-

6.    บันทึกรายได้ประจำวัน (เงินรับนอกงบประมาณอื่น ๆ)
เมื่อ ได้รับรายได้ค่ารักษาจากคนไข้นอก จะถือว่าเป็นเงินรับนอกงบประมาณอื่น ๆ ซึ่งจะรวบรวมว่าแต่ละวันได้รับรายได้ค่าอะไรมาบ้าง ก็จะลงข้อมูลในเมนูบันทึกรายได้อื่น ๆ โดยแยกเมนูเพิ่มเป็น “รายได้ประจำวัน”
  

รูปภาพ 17

เมื่อกรอกรายละเอียดเรียบร้อย โปรแกรมจะลงบัญชีในสมุดรายวันขายโดย

 
รูปภาพ 18

7.    จ่ายคืนเงินมัดจำค่ารักษา
หาก คนไข้ไม่มาเข้ารับการรักษา ภายใน 90 วัน สามารถมาขอรับเงินมัดจำคืนไปได้ โดยทางโรงพยาบาลจะต้องทำการจ่ายคืนเงินมัดจำค่ารักษา เมนูที่ใช้คือ เมนูขาย –> ข้อ 2 ขายเงินสด -> จ่ายคืนเงินมัดจำค่ารักษา
  

รูปภาพ 19

เมื่อกรอกรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะลงบัญชีในสมุดรายวันจ่ายโดย
  

รูปภาพ 20

8.    ขายเงินเชื่อ (คนไข้หน่วยงานอื่น)
กรณี ที่มีหน่วยงานอื่น ส่งคนไข้ในสังกัดมารักษาที่โรงพยาบาล ทางโรงพยาบาลจะเปิดบิลขายเชื่อเพื่อเรียกเก็บเงินจากหน่วยงานนั้น ๆ จะไม่ได้เรียกเก็บจากคนไข้โดยตรง การสั่งพิมพ์ฟอร์ม 1 จะเป็นฟอร์ม “ใบแสดงรายการค่ารักษาพยาบาล (กรณีส่วนราชการเป็นผู้เบิกเงินให้)” เพื่อส่งให้หน่วยงานนั้น ๆ ส่วนฟอร์ม 2 จะเป็นฟอร์ม “ใบเรียกเก็บค่ารักษาพยาบาล” 
***ดูภาคผนวก หน้า 7-8***

 
รูปภาพ 21
  

รูปภาพ 22

เมื่อกรอกรายละเอียดเรียบร้อย โปรแกรมจะลงบัญชีในสมุดรายวันคนไข้นอก/คนไข้ในโดย
  

รูปภาพ 23

9.    รับชำระหนี้-จากหน่วยงานอื่น
เมื่อ ถึงวันครบกำหนด หน่วยงานต่าง ๆ ก็จะส่งเงินมาให้โรงพยาบาลเพื่อเป็นการชำระหนี้ ทางโรงพยาบาลก็จะออกใบเสร็จรับเงินให้กับหน่วยงานนั้น ๆ  
  

รูปภาพ 24

เมื่อกรอกรายละเอียดเรียบร้อย โปรแกรมจะลงบัญชีในสมุดรายวันรับโดย
  

รูปภาพ 25
***ดูภาคผนวก หน้า 9***

รายการทรัพย์สิน (ครุภัณฑ์)
1.    กำหนดประเภท/หมวดของครุภัณฑ์
เนื่อง จากรหัสครุภัณฑ์ที่มีอยู่เดิม จำนวนหลักมีมากกว่าที่โปรแกรมรับได้ (โปรแกรมรับได้เพียง 15 หลัก) จึงได้มีการประยุกต์โปรแกรมโดยตัด 4 หลักแรกของรหัสครุภัณฑ์ มาใช้เป็นหมวด/ประเภทของครุภัณฑ์แทน เมนูที่ใช้คือ เมนูเริ่มระบบ –> 2. กำหนดตารางข้อมูล –> 52. หมวดทรัพย์สิน
  

รูปภาพ 26

2.    กำหนดรหัสครุภัณฑ์
  

รูปภาพ 27

     หากคุณมีรายละเอียดของครุภัณฑ์มากกว่าที่หน้าจอแสดงไว้ให้กรอก คุณสามารถกด Alt-R เพื่อใส่รายละเอียดอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ 10 บรรทัด เช่น ซื้อจากใคร, วิธีการได้มา, ยี่ห้อ เป็นต้น
     เมื่อคุณกรอกรายละเอียดของครุภัณฑ์แต่ละตัวเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะคิดค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ให้โดยอัตโนมัติ และลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปโดย เดบิต ค่าเสื่อมราคา-ครุภัณฑ์ เครดิต ค่าเสื่อมราคาสะสม-ครุภัณฑ์